De deal ganado a proyecto de onboarding automatico en Omnifox

Cerraste la venta. Ahora empieza la parte que realmente retiene al cliente: el onboarding. Si ese arranque depende de que alguien se acuerde de crear el proyecto, avisar al equipo y saludar al cliente, tarde o temprano se cae. La solucion es un workflow que se dispare solo cuando ganas el negocio. En los workflows de Omnifox el trigger Negocio ganado (deal.won) te deja convertir cada venta en un proyecto de onboarding vivo en segundos. Vamos a armarlo.

El trigger: Negocio ganado (deal.won)

Cada workflow tiene un solo trigger. Aqui usamos Negocio ganado (deal.won), que se activa en el momento en que un deal pasa a la etapa de "Ganado" en tu CRM. No importa quien lo mueva ni desde donde: el evento dispara el flujo.

Desde el trigger ya tienes datos del deal como variables: {{$trigger.title}} (el nombre del negocio), {{$trigger.amount}} (el monto) y {{$trigger.stage_name}} (la etapa). Los vas a reutilizar en todos los nodos siguientes.

Paso 1: crear el proyecto de onboarding

El corazon de este flujo es el nodo Crear proyecto desde oportunidad. Esta pensado justo para esto: toma un deal ganado y genera una tarjeta o proyecto de onboarding, copiando los datos del negocio y dejando un vinculo al deal original. Asi el equipo de implementacion ve de donde viene, cuanto vale y quien es el cliente sin buscar nada.

Este nodo deja disponible el id del elemento creado para encadenarlo despues: {{steps.last.created_item_id}}. Lo usaras si quieres, por ejemplo, mover esa tarjeta de grupo o asignarla mas adelante.

Paso 2: preparar las primeras tareas

Un proyecto vacio no arranca solo. Suma uno o varios nodos Crear tarea de seguimiento para las acciones tipicas de onboarding: agendar la llamada de kickoff, enviar el contrato, configurar la cuenta. Si tu proceso vive en tableros, puedes usar Crear elemento y luego Mover de grupo para colocarlo en la columna "Por iniciar".

Tambien es buen momento para Asignar dueno del deal o asignar la tarjeta a un responsable de onboarding con reparto round-robin, para que el trabajo no quede huerfano.

Paso 3: avisar al equipo interno

El equipo de implementacion tiene que enterarse. El nodo Publicar en el Team deja un mensaje en el Espacio correspondiente con los datos del nuevo cliente: {{$trigger.title}}, {{$trigger.amount}} y un enlace. Si prefieres algo mas directo, usa Enviar DM al responsable, o Crear recordatorio para el kickoff.

El orden hasta aqui:

1. Negocio ganado (deal.won) (trigger)
2. Crear proyecto desde oportunidad (genera el onboarding)
3. Crear tarea de seguimiento (kickoff, contrato, setup)
4. Asignar dueno del deal (responsable de onboarding)
5. Publicar en el Team (aviso interno)

Paso 4: dar la bienvenida al cliente

El cliente que acaba de comprar debe sentir el cambio de marcha. Si estas dentro de la ventana de 24 horas de la conversacion, usa Enviar mensaje con un saludo calido y los proximos pasos. Si el trigger vino del CRM y no de un chat reciente, es mas seguro usar Enviar plantilla de WhatsApp con una plantilla aprobada de bienvenida, inyectando {{$contact.first_name}} y el nombre de su gestor.

Puedes rematar con el nodo Agendar cita para reservar directamente la llamada de kickoff, o con Enviar email al cliente si tu onboarding arranca por correo con un checklist.

Flujo completo de ejemplo

Negocio ganado (deal.won) -> Crear proyecto desde oportunidad -> Crear tarea de seguimiento (x3) -> Asignar dueno del deal -> Publicar en el Team -> Enviar plantilla de WhatsApp (bienvenida) -> Agendar cita (kickoff)

Errores comunes

• Duplicar proyectos. Si tienes varias etapas que cuentan como "ganado", puedes disparar dos veces. Ata el trigger a una sola etapa o agrega una Condicion con {{$trigger.stage_name}}.
• Saludar fuera de ventana con mensaje libre. Si no hay chat reciente, usa Enviar plantilla de WhatsApp, no Enviar mensaje.
• No usar el id encadenado. Si vas a mover o asignar la tarjeta creada, acuerdate de {{steps.last.created_item_id}} justo despues del nodo que la crea.

Variantes

• Añadir Registrar actividad/nota en el deal para dejar constancia del handoff a onboarding, con quien vendio y el monto cerrado.
• Disparar un segundo workflow con Llamar otro workflow para la secuencia de emails de la primera semana, separando la logica de bienvenida de la de nurturing.
• Usar Actualizar contacto para cambiar la etapa de lifecycle a "Cliente" y que tus reportes de embudo queden limpios.
• Sumar Anadir etiqueta (por ejemplo onboarding-activo) para que soporte y exito del cliente sepan de un vistazo en que fase esta cada cuenta nueva.
• Programar el primer check-in con Programar mensaje para dentro de una semana, sin depender de que nadie lo recuerde.

Automatizar el onboarding desde el CRM es de esas cosas que se sienten mal cuando faltan y no se notan cuando funcionan: cada venta ganada arranca sola, con proyecto, tareas, aviso al equipo y bienvenida. Montalo en el editor visual de Omnifox y que ningun cliente nuevo vuelva a quedar en el aire.