Caixa postal com transcrição automática por IA

Perder uma ligação fora do horário já não significa perder o cliente. Com o nó Caixa postal do IVR do Omnifox, quando ninguém pode atender quem liga deixa uma mensagem que é gravada, transcrita com IA, enviada por email ao admin e transformada em uma conversa dentro do seu inbox. O agente lê o texto sem ouvir o áudio e responde pelo canal que preferir. Neste guia montamos o fluxo completo.

Para que serve a caixa postal com transcrição IA

Uma caixa postal tradicional deixa áudios que ninguém ouve. O nó Caixa postal do Omnifox fecha o ciclo: grava, transcreve com IA e cria a conversa. É ideal em dois cenários: fora do horário (ninguém disponível) e sobrecarga (todos os agentes ocupados). O resultado chega na sua caixa de entrada como uma mensagem de texto pesquisável, com o áudio anexado caso queira ouvir.

O fluxo nó a nó

Este é o caminho para o caso "fora do horário":

1. Nó de entrada (início da chamada)
2. Horário/Calendário → 3 saídas: no horário / fora do horário / feriado
3. Saída no horário → Transferir para equipe
4. Saída fora do horário → Reproduzir áudio (aviso) → Caixa postal → Desligar
5. Saída feriado → Reproduzir áudio (mensagem de feriado) → Caixa postal → Desligar

Passo 1 · Decidir com Horário/Calendário

O nó Horário/Calendário avalia o momento da chamada contra o seu horário de trabalho e o calendário de feriados (definido na configuração). Ele retorna três saídas. Conecte a de "no horário" ao seu roteamento normal (por exemplo Transferir para equipe) e as outras duas ao caminho da caixa postal.

Passo 2 · Avisar com Reproduzir áudio

Antes da caixa postal, coloque um Reproduzir áudio que explique a situação: "Obrigado por ligar. Estamos fora do horário. Deixe sua mensagem após o sinal e retornaremos assim que abrirmos." Ao publicar o IVR, o Omnifox pré-gera esse áudio em TTS.

Passo 3 · O nó estrela: Caixa postal

Conecte Caixa postal. Esse único nó faz todo o trabalho pesado:

• Grava a mensagem de quem liga após o sinal.
• Transcreve o áudio para texto com IA.
• Envia um email ao admin com a transcrição e o link para a gravação.
• Cria uma conversa no inbox, associada ao contato (encontrado por {{$call.from}}), com a transcrição como primeira mensagem e o áudio anexado.

Assim sua equipe vê o pedido em texto, com contexto, e pode responder por WhatsApp, email ou retornar a ligação.

Passo 4 · Encerrar com Desligar

Após gravar, encaminhe para um nó Desligar para terminar a chamada de forma limpa. Opcionalmente, antes de desligar, reproduza um rápido "Obrigado, recebemos sua mensagem."

Variante sobrecarga: caixa postal quando ninguém atende

A caixa postal não é só para fora do horário. Use como rede de segurança quando a fila está lotada:

1. Reproduzir áudio (saudação)
2. Transferir para equipe (modo ring_all ou round_robin)
3. Se ninguém atender dentro do timeout → Caixa postal → Desligar

A saída "não atendido" do nó de transferência vai direto para a caixa postal. Ninguém fica chamando no vazio.

Combinar com Oferecer callback

Antes de mandar para a caixa postal você pode dar uma opção mais gentil: Oferecer callback ("nós te ligamos"). Se o cliente aceitar, você registra o pedido; se recusar ou não responder, cai na Caixa postal. É uma escada de opções que reduz o abandono.

Erros comuns

• Não configurar feriados. A saída "feriado" do nó Horário/Calendário só funciona se você carregou o calendário na configuração.
• Aviso muito longo. Quem liga quer deixar a mensagem; seja breve antes do sinal.
• Não acompanhar a caixa de entrada. A caixa postal cria a conversa no inbox; garanta que esteja atribuída a alguém ou a uma equipe.
• Esquecer o Desligar final. Sem Desligar, a chamada pode ficar num estado ambíguo após a gravação.

Boas práticas

• Use a variável {{$call.recording_url}} se precisar passar a gravação para outro nó, como uma Requisição HTTP ao seu sistema.
• Adicione um nó Notificar um agente após a caixa postal se quiser um ping imediato além do email ao admin.
• Insira um Evento analítico para medir quantas mensagens as pessoas deixam fora do horário e decidir se amplia a cobertura.

O que chega no seu inbox

Quando o nó Caixa postal cria a conversa, sua equipe não vê um áudio solto: vê um cartão com o nome do contato (ou o número se for novo), a transcrição completa como primeira mensagem e a gravação anexada. Como tudo entra no inbox unificado, a conversa pode ser etiquetada, atribuída a uma equipe, priorizada ou encerrada como qualquer outro canal. Se o contato já existia, a caixa postal anexa a mensagem ao histórico dele, então o agente vê as interações anteriores por WhatsApp ou email e responde com contexto, sem começar do zero. Essa continuidade é o que transforma uma simples mensagem de voz em um chamado acionável.

No Omnifox o nó Caixa postal já vem com a transcrição IA embutida: você não configura um serviço à parte. Arraste o nó, conecte e, ao publicar, está pronto, com a mensagem transformada em uma conversa que sua equipe pode resolver.

Quer parar de perder ligações fora do horário? Acesse o Omnifox e adicione uma caixa postal com transcrição IA ao seu IVR em minutos.