Convertí una conversación en tarjeta de tablero automáticamente

Cada conversación que entra por WhatsApp, Instagram o Webchat puede esconder una tarea concreta: una devolución, un reclamo, un pedido especial. Copiar esos datos a mano a tu tablero de gestión es lento y se presta a errores. La buena noticia es que podés convertir una conversación en tarjeta de tablero de forma automática con el motor de workflows de Omnifox, sin que el agente toque nada.

En esta guía armamos el flujo nodo por nodo con el editor visual de workflows (el de chat/omnicanal, no el de IVR).

Qué vamos a construir

El objetivo es simple: cuando una conversación cumple cierta condición, se crea una tarjeta en el tablero con el teléfono y el email ya cargados y un enlace directo al chat. Después la movemos al grupo correcto y la asignamos a un responsable.

El orden de nodos queda así:

Trigger Etiqueta añadida → Crear tarjeta desde la conversación → Mover de grupo → Actualizar celda → Añadir nota interna

Paso 1: elegir el trigger correcto

Hay dos disparadores que funcionan muy bien para este caso:

• Mensaje recibido con filtro de palabra clave (por ejemplo "reclamo" o "devolución"). Sirve cuando querés que la tarjeta nazca sola apenas el cliente menciona algo.
• Etiqueta añadida, que es la que usaremos aquí. El agente (o un workflow previo) etiqueta la conversación como reclamo y eso dispara la creación de la tarjeta.

Usar Etiqueta añadida te da control: no se crea una tarjeta por cada mensaje, solo cuando alguien decide que ese caso merece seguimiento en el tablero. Recordá la regla de oro: un solo trigger por workflow.

Paso 2: crear la tarjeta desde la conversación

El nodo estrella es Crear tarjeta desde la conversación. A diferencia de Crear elemento genérico, este nodo ya conoce el contexto del chat: autocompleta el teléfono y el email del contacto y deja un enlace a la conversación dentro de la tarjeta. Así, quien abra la tarjeta puede saltar al chat original con un clic.

En la configuración del nodo elegís:

• Tablero de destino (por ejemplo "Postventa").
• Grupo inicial donde cae la tarjeta.
• Título de la tarjeta: aprovechá las variables. Un buen título es Reclamo — {{$contact.first_name}} {{$contact.last_name}}.

Si querés incluir un resumen del caso, podés usar {{$conversation.summary}}, que trae el resumen generado por IA de la conversación. Y si una variable no existe, Omnifox la reemplaza por cadena vacía: nunca vas a romper el título con un {{}} sin valor.

Paso 3: mover la tarjeta al grupo correcto

Una vez creada, encadenamos un nodo Mover de grupo para ubicarla según su prioridad o etapa. Por ejemplo: si el trigger fue la etiqueta urgente, la movés al grupo "Prioritarios".

Acá entra un concepto clave: encadenar salidas de nodos. El nodo Crear tarjeta desde la conversación deja el id de lo que creó disponible como {{steps.last.created_item_id}}. Los nodos siguientes (Mover de grupo, Actualizar celda) lo usan para saber sobre qué tarjeta operar. No tenés que buscarla: viene servida del paso anterior.

Paso 4: completar campos con Actualizar celda

Con Actualizar celda rellenás columnas específicas del tablero: canal de origen ({{$conversation.channel_name}}), fecha, o un campo de estado. Podés agregar varios nodos Actualizar celda en serie, uno por columna, o usar un Switch previo para decidir qué valor va según el tipo de caso.

Paso 5: asignar responsable y avisar

Para cerrar, tenés dos caminos según cómo trabajes:

1. Dejar la asignación al propio tablero (auto-asignación por grupo), o
2. Usar un nodo Añadir nota interna en la conversación para que el agente sepa que ya se generó la tarjeta y en qué tablero.

También podés sumar Notificar al equipo por email o Publicar en el Team si el caso necesita ojos de inmediato.

Variantes útiles

• Disparo por primer mensaje: cambiá el trigger a Mensaje recibido con el filtro solo primero para crear una tarjeta de "nuevo lead" apenas alguien escribe por primera vez.
• Con condición previa: insertá un nodo Si (una regla) o El contacto tiene etiqueta antes de crear la tarjeta, para filtrar por canal o por segmento.
• Doble destino: con Ejecutar en paralelo podés crear la tarjeta y, a la vez, Crear tarea de seguimiento en el CRM.

Errores comunes

• Crear una tarjeta por cada mensaje. Si usás Mensaje recibido sin filtros, vas a llenar el tablero de duplicados. Filtrá por palabra clave o dispará por etiqueta.
• Olvidar el enlace al chat. El nodo Crear tarjeta desde la conversación ya lo agrega; no lo repliques a mano con Crear elemento, que no conoce el contexto de la conversación.
• Perder el id de la tarjeta. Si intercalás otro nodo que también crea algo, {{steps.last...}} apuntará a lo último creado. Ordená bien la cadena.

Ponelo en marcha

Convertir el chat en trabajo accionable es una de esas automatizaciones que se pagan solas en la primera semana. En Omnifox el editor de workflows es visual y este flujo se arma en minutos. Probá con una etiqueta de prueba y mirá cómo nace la tarjeta sola.