Dependencias e prazos: o coracao da gestao de projetos

Quase todo projeto que atrasa compartilha o mesmo culpado oculto: uma tarefa que dependia de outra e ninguem tornou isso explicito. Gerenciar dependencias e prazos e o que evita que um atraso pequeno vire um efeito domino que arrasta a entrega inteira. Nao e burocracia; e a diferenca entre um plano que resiste a realidade e um que desaba no primeiro imprevisto.

O que e uma dependencia (e por que ignora-la doi)

Uma dependencia existe quando uma tarefa nao pode comecar ou terminar ate outra avancar. Exemplos do dia a dia:

• O design precisa estar aprovado antes de o desenvolvimento construir.
• O conteudo precisa estar escrito antes de a traducao processar.
• O orcamento precisa ser assinado antes de comprar materiais.

Quando essas relacoes vivem so na cabeca de alguem, o projeto avanca as cegas. No dia em que essa pessoa fica doente ou se distrai, a corrente se rompe sem aviso.

Os quatro tipos de dependencia

Na gestao de projetos reconhecem-se quatro relacoes classicas:

1. Fim a inicio (FS): a mais comum. B nao comeca ate A terminar.
2. Inicio a inicio (SS): B nao comeca ate A comecar (podem correr em paralelo com um deslocamento).
3. Fim a fim (FF): B nao termina ate A terminar.
4. Inicio a fim (SF): rara, B nao termina ate A comecar.

Voce nao precisa memorizar todas, mas deve reconhecer que a maioria dos seus travamentos e do tipo fim a inicio e merece ser registrada.

Prazos: marcos, nao enfeites

Um prazo sem consequencia e um desejo. Para as datas funcionarem:

• Separe marcos (datas rigidas que nao se movem, como o dia do evento) de estimativas (datas de trabalho flexiveis).
• Trabalhe de tras para frente a partir do marco: se a campanha sai no dia 30, quando o criativo precisa estar pronto? E a aprovacao?
• Deixe folga deliberada. Um cronograma sem margem e um cronograma que vai falhar.

O erro classico e dar a mesma data a dez tarefas porque "tudo e para o lancamento". Isso nao e planejar, e amontoar.

Como o caminho critico te salva

O caminho critico e a sequencia de tarefas dependentes que determina a duracao minima do projeto. Se uma tarefa do caminho critico atrasa um dia, o projeto inteiro atrasa um dia. Identifica-lo diz exatamente onde colocar sua atencao:

• Tarefas fora do caminho critico tem folga; um atraso ali nao move a data final.
• Tarefas no caminho critico nao perdoam; proteja-as e vigie-as de perto.

Saber qual e o seu caminho critico transforma "tudo e urgente" em "estas cinco tarefas mandam".

Torne visivel em um quadro

A teoria se torna util quando o time consegue ver. Num quadro moderno voce pode:

• Vincular tarefas para que uma mostre de que depende.
• Colocar datas de inicio e fim e visualiza-las em calendario ou linha do tempo.
• Configurar avisos automaticos quando uma tarefa bloqueadora atrasa, para reagir antes de arrastar as seguintes.

Nos Boards do Omnifox voce pode atribuir prazos, marcar responsaveis e automatizar lembretes de vencimento, de modo que o sistema avisa sozinho quando algo esta prestes a vencer ou ja passou. E como o Omnifox conecta projetos com o CRM e a caixa de atendimento, um negocio ganho pode virar um projeto com suas datas desde o primeiro dia.

Boas praticas para nao encadear atrasos

• Registre a dependencia na hora, nao depois. Se ao criar uma tarefa voce sabe que ela espera outra, diga ja.
• Um responsavel por tarefa. Dependencias divididas entre tres pessoas ninguem cumpre.
• Revise os bloqueios diariamente. Na reuniao curta, a primeira pergunta e "o que esta te bloqueando?".
• Renegocie cedo. Se um marco corre risco, avise assim que ver, nao na vespera.

Erros frequentes

• Datas de fantasia: prometer sem folga para agradar o cliente e depois descumprir.
• Dependencias invisiveis: tudo vai bem ate alguem descobrir que faltava um passo anterior.
• Ignorar o caminho critico: otimizam-se tarefas que nao movem a data enquanto as que movem sao negligenciadas.

Perguntas frequentes

Preciso registrar todas as dependencias? Nao. Concentre-se nas do tipo fim a inicio, que mais travam, e nas que afetam o caminho critico.

O que faco se um marco corre risco? Avise assim que detectar e renegocie a data ou o escopo; esconder o risco so aumenta o problema.

Quanta folga devo adicionar? O suficiente para absorver a variacao normal, muitas vezes de 10 a 20 por cento nas tarefas do caminho critico; pouca garante estouros, muita esconde problemas reais.

Conclusao

Dominar dependencias e prazos e o que transforma uma lista de tarefas em um plano real. Registre as relacoes entre tarefas, separe marcos de estimativas, proteja seu caminho critico e deixe o sistema avisar antes que seja tarde. Se voce quer um lugar onde datas, responsaveis e avisos vivam juntos, experimente os quadros do Omnifox e pare de descobrir os atrasos quando ja nao ha remedio.