Guia completa de workflows en Omnifox: triggers, nodos y ejemplos

Automatizar tu atención no debería exigir un programador. En Omnifox, un workflow es una automatización visual que se dibuja como un diagrama: un solo disparador (trigger) que la enciende y un grafo de nodos que decide qué pasa después. Esta guía de workflows Omnifox te da el panorama completo —triggers, nodos de acción, condiciones y esperas— y termina con un flujo real que podés copiar hoy mismo.

Qué es un workflow (y qué no)

Un workflow tiene siempre un único trigger. Ese trigger es el evento que enciende la automatización: un mensaje que llega, una etiqueta que se añade, una conversación que se cierra, un webhook de tu ecommerce. A partir de ahí, el flujo avanza por nodos conectados con flechas. Hay tres familias que conviene tener claras desde el principio:

• Nodos de acción: hacen algo. Enviar mensaje, Enviar plantilla de WhatsApp, Añadir etiqueta, Transferir a un agente, Crear oportunidad, Petición HTTP.
• Condiciones: ramifican el flujo. Si (una regla), Switch, El contacto tiene etiqueta, Horario laboral, Clasificador IA, Detectar idioma.
• Esperas: pausan el flujo. Esperar tiempo (un delay con unidad), Esperar hasta que pase un evento, Esperar respuesta del agente.

Una regla de oro: los workflows de chat (en /workflows) y los IVR de llamadas (dentro de Canales → Llamadas) son editores separados. No mezcles nodos de uno en el otro.

Los triggers en una mirada

Los disparadores se agrupan por área. Los de Mensajería son los más usados: Mensaje recibido acepta filtros por canal, por palabra clave, por tipo y la opción solo el primer mensaje (ideal para dar la bienvenida una sola vez). También existen Botón pulsado, Opción de lista elegida y WhatsApp Flow respondido.

Los de Conversación reaccionan al ciclo de vida del chat: Conversación abierta/cerrada/resuelta, SLA roto, Inactividad del contacto (minutos), Respuesta CSAT recibida. Los de Contacto disparan con Contacto creado, Etiqueta añadida o Campo de contacto actualizado. Y los de Sistema abren la puerta a integraciones: Webhook entrante, Programado (cron), Atajo (manual desde inbox).

Si tu plan incluye voz, sumás triggers de Llamadas (Llamada recibida, Voicemail recibido, IVR opción seleccionada) y de CRM (Negocio ganado, Negocio sin actividad).

Nodos de acción: el músculo

Los nodos de acción son lo que el workflow "hace" hacia afuera. Para mensajería tenés Enviar mensaje, Hacer pregunta (que espera la respuesta del cliente antes de seguir), Enviar plantilla de WhatsApp, Notificar al equipo por email y Pedir encuesta CSAT. Para organizar el contacto: Actualizar contacto, Añadir etiqueta, Quitar etiqueta, Cambiar etapa de lifecycle.

Del lado de ventas están los nodos de CRM (Crear oportunidad, Asignar dueño del deal, Crear tarea de seguimiento) y de Proyectos (Crear tarjeta desde la conversación, Crear proyecto desde oportunidad). Para conectar con el mundo exterior: Petición HTTP, Google Sheets, HubSpot y Agendar cita. Y para controlar el propio flujo: Saltar a otro nodo, Bucle/para cada, Llamar otro workflow, Definir variable, Try/Catch y Ejecutar en paralelo.

Condiciones y esperas: el cerebro

Una automatización sin ramas es solo un aviso. Las condiciones son las que hacen inteligente al flujo. Si (una regla) abre dos caminos (verdadero/falso). Switch abre varias ramas evaluando reglas AND/OR. Horario laboral es especialmente útil porque entrega tres ramas listas: En horario, Fuera de horario y Feriado. Y el Clasificador IA deja que un modelo lea el último mensaje y lo mande a la rama correcta (ventas, soporte, facturación) con un fallback por si no encaja en ninguna.

Las esperas sincronizan el flujo con la realidad. Esperar tiempo te permite dejar pasar minutos, horas o días antes de un segundo mensaje. Esperar respuesta del agente frena el flujo hasta que una persona intervenga.

Un flujo end-to-end que podés copiar

Veamos el clásico "ruteo del primer contacto". Es corto pero muestra el patrón trigger → condición → acción:

1. Trigger: Mensaje recibido con el filtro solo el primer mensaje activado.
2. Nodo: Añadir etiqueta "nuevo" para marcar al contacto.
3. Condición: Horario laboral.
   • Rama En horario → Enviar mensaje: "¡Hola {{$contact.first_name}}! Ya te conecto con un asesor." → Transferir a un agente.
   • Rama Fuera de horario → Enviar mensaje: "Gracias por escribir. Nuestro horario es 9–18 h; te respondemos apenas abramos." → Cerrar/Reabrir/Posponer conversación (posponer).
   • Rama Feriado → Enviar plantilla de WhatsApp con el aviso festivo.

Fijate cómo la variable {{$contact.first_name}} personaliza el saludo; si el dato no existe, Omnifox la reemplaza por vacío sin romper el texto.

Errores comunes al empezar

• Querer un workflow gigante. Es mejor varios flujos chicos y enfocados (uno de bienvenida, uno de fuera de horario) que un monstruo imposible de depurar.
• Olvidar el filtro "solo el primer mensaje" en la bienvenida: sin él, saludás en cada mensaje.
• Mezclar editores: los nodos de IVR no viven en los workflows de chat.
• No usar Try/Catch alrededor de una Petición HTTP: si la API externa falla, tu flujo se corta sin aviso.

Poné a andar el tuyo

En Omnifox el editor es de arrastrar y conectar: elegís el trigger, encadenás nodos y publicás. Empezá por el flujo de bienvenida de arriba, medí cómo baja tu tiempo de primera respuesta y desde ahí sumá ramas. ¿Listo para automatizar tu primera conversación? Abrí el editor de workflows y probalo hoy.