Deals fríos: detectá inactividad y reactivá al contacto

Un pipeline lleno de oportunidades "tibias" que nadie tocó en semanas es plata durmiendo. El vendedor se olvida, el contacto se enfría y el deal muere sin un solo intento de recuperación. Con el motor de workflows de Omnifox podés reactivar deals fríos de forma automática: el sistema detecta la inactividad y dispara un toque de reenganche sin depender de la memoria de nadie.

En esta guía armamos el flujo con el editor de workflows (chat/omnicanal).

El flujo de un vistazo

Trigger Negocio sin actividad (N días) → Enviar plantilla de WhatsApp → Crear tarea de seguimiento → Registrar actividad

Opcionalmente sumamos una condición Si (una regla) para no molestar deals que ya están por cerrarse o que fueron marcados como no contactar.

Paso 1: el trigger de inactividad

El disparador es Negocio sin actividad (deal frío), que se activa cuando un negocio pasa N días sin ninguna interacción registrada. En la config del trigger definís el umbral: 7, 14 o 30 días según tu ciclo de venta.

Este trigger pertenece a la familia CRM y trae variables del deal listas para usar:

• {{$trigger.title}} — el nombre de la oportunidad.
• {{$trigger.amount}} — el monto.
• {{$trigger.stage_name}} — la etapa en la que quedó frío.

Recordá: un solo trigger por workflow. Si querés distintos umbrales (uno a 7 días y otro a 30), armá workflows separados.

Paso 2: filtrar antes de molestar

Antes de enviar nada, conviene poner un nodo Si (una regla) o un Switch para excluir casos donde reactivar sería contraproducente. Ejemplos de reglas:

• Etapa distinta de "Negociación" o "Propuesta enviada" (no reactives lo que está caliente).
• El contacto no tiene la etiqueta no-contactar.
• El monto supera cierto valor (priorizá deals grandes).

El nodo El contacto tiene etiqueta es ideal para el segundo caso: ramificás según si lleva o no una etiqueta de exclusión.

Paso 3: el toque de reactivación

Como probablemente pasaron más de 24 horas desde el último mensaje, en WhatsApp necesitás una plantilla aprobada. Por eso usamos Enviar plantilla de WhatsApp y no Enviar mensaje.

Personalizá la plantilla con variables para que no suene a robot:

Hola {{$contact.first_name}}, quería retomar lo de {{$trigger.title}}. ¿Seguís interesado o lo pausamos por ahora?

Si el canal del deal no fuera WhatsApp sino email, cambiás ese nodo por Enviar email al cliente. Y si el contacto respondió hace menos de 24 h, un simple Enviar mensaje alcanza.

Paso 4: crear la tarea para el vendedor

El mensaje automático abre la puerta, pero el cierre lo hace un humano. Por eso encadenamos Crear tarea de seguimiento: le genera al dueño del deal una tarea del tipo "Llamar a {{$contact.first_name}} — deal frío reactivado" con fecha para dentro de 2 días.

Así el vendedor no depende de acordarse: le aparece la tarea en su lista, con contexto y con el reloj corriendo.

Paso 5: dejar rastro con Registrar actividad

Para que el pipeline tenga historia, cerramos con Registrar actividad (nota/actividad en el CRM). Esto anota en el timeline del deal que se envió una reactivación automática el día X. La próxima vez que alguien abra la oportunidad, ve exactamente qué pasó.

Esto también evita el peor error: reactivar dos veces al mismo contacto porque nadie sabía que ya se le había escrito.

Variantes que suman

• Escalonar el reenganche: después de Enviar plantilla de WhatsApp metés un nodo Esperar (3 días) y un Si (¿respondió?). Si no respondió, Actualizar oportunidad a etapa "Perdido" o mandás una segunda plantilla.
• Aviso interno: un nodo Notificar al equipo por email o Publicar en el Team para que el líder de ventas vea qué deals se están reactivando.
• Reasignar: si el dueño original ya no está, Asignar dueño del deal en round-robin antes de crear la tarea.

Errores comunes

• Usar Enviar mensaje en vez de plantilla. Fuera de la ventana de 24 h de WhatsApp, el mensaje libre no se entrega. Para deals fríos casi siempre pasó esa ventana: usá Enviar plantilla de WhatsApp.
• No filtrar deals calientes. Sin el nodo Si, vas a molestar oportunidades que estaban por cerrar. Excluí las etapas avanzadas.
• Umbral mal calibrado. 3 días es demasiado pronto para muchos ciclos B2B; 60 días quizás ya sea tarde. Ajustá según tu embudo real.

Cómo saber si está funcionando

Una automatización que no se mide se abandona. Como cada corrida deja rastro con Registrar actividad, podés filtrar en el CRM las oportunidades con la nota "reactivación automática" y ver cuántas volvieron a moverse de etapa. Sumá un nodo Añadir etiqueta (por ejemplo reactivado) justo después de Enviar plantilla de WhatsApp: así segmentás el pipeline y comparás la tasa de cierre de los deals reactivados contra los que nunca recibieron el toque. Si la etiqueta reactivado termina cerrando más que el promedio, tenés la prueba de que el workflow paga. Y si un contacto responde, un workflow aparte con trigger Mensaje recibido puede quitar la etiqueta reactivado y avisar al vendedor con Añadir nota interna que el frío se descongeló.

Empezá hoy

Reactivar automáticamente lo que se enfría es una de las formas más baratas de subir la conversión sin sumar vendedores. En Omnifox este workflow se arma en minutos y trabaja solo, todos los días. Definí tu umbral y dejá que el pipeline se limpie solo.