Workflow de bienvenida: etiquetar, asignar y responder al primer mensaje

La primera impresión se juega en el primer mensaje. Cuando alguien te escribe por primera vez, cada segundo de silencio pesa. Un workflow de bienvenida en Omnifox resuelve ese momento crítico: etiqueta al contacto nuevo, le responde al instante con un saludo y lo pone en manos del agente (o del agente IA) indicado. Todo con nodos reales del motor de workflows, y sin que nadie tenga que estar mirando el inbox.

El secreto está en el filtro "solo primero"

El corazón de este flujo es el trigger Mensaje recibido con el filtro solo primero activado. Así el workflow se dispara únicamente en el primer mensaje que envía un contacto, no en cada mensaje. Sin ese filtro, saludarías a todo el mundo en cada línea que escribe — un desastre.

El circuito básico es este:

Trigger: Mensaje recibido (solo primero)
   → Añadir etiqueta "nuevo-contacto"
   → Enviar mensaje (bienvenida)
   → Condición: Horario laboral
        ├─ En horario     → Transferir a un agente
        └─ Fuera/Feriado  → Asignar agente IA

Paso 1 — Etiquetar con Añadir etiqueta

Apenas entra el primer mensaje, el nodo Añadir etiqueta marca al contacto como nuevo-contacto (o lead-inbound, origen-whatsapp, lo que te sirva para segmentar). Esta etiqueta es oro: después podés usarla para campañas, reportes o para disparar otros workflows.

Si querés registrar de dónde vino, podés sumar un nodo Actualizar contacto y guardar el canal con {{$conversation.channel_name}}.

Paso 2 — Saludar con Enviar mensaje

El nodo Enviar mensaje es el que rompe el silencio. Un buen saludo de bienvenida hace tres cosas: confirma que llegaste, fija expectativas de tiempo y se siente humano.

"¡Hola {{$contact.first_name}}! Gracias por escribirnos. Ya estamos con vos; en un momento te atiende alguien del equipo."

La variable {{$contact.first_name}} personaliza el saludo, y si el contacto no tiene nombre cargado, simplemente se omite sin romper la frase. Para respuestas más ricas podés usar Enviar plantilla de WhatsApp con botones de menú (Ventas / Soporte / Facturación).

Paso 3 — Rutear según el horario

Acá entra una Condición Horario laboral, con sus tres ramas: En horario, Fuera de horario y Feriado. La gracia es que el trato cambie según el momento:

• En horario: conectás al cliente con una persona.
• Fuera de horario / Feriado: un agente IA lo atiende mientras tanto.

Paso 4 — Asignar: humano o IA

En la rama En horario va el nodo Transferir a un agente (Handoff): la conversación cae en el inbox con el ruteo de asignación de Omnifox, así llega al agente o equipo correcto.

En la rama Fuera de horario, el nodo Asignar agente IA pone a trabajar a un asistente que responde preguntas frecuentes, califica al lead o toma datos, sin dejar al cliente esperando hasta el otro día. Cuando el agente humano vuelva, la conversación ya tiene contexto.

Una variante muy usada: en vez de rutear por horario, poné un Clasificador IA justo después de la bienvenida para leer la intención del primer mensaje y mandar a Ventas, Soporte o Facturación con una rama por categoría.

Errores comunes

• Olvidar el filtro "solo primero". Sin él, el saludo se dispara en cada mensaje. Es el error número uno.
• Etiquetar después de transferir. Poné el Añadir etiqueta antes del handoff para que el agente ya lo vea etiquetado.
• Saludo genérico y frío. Usá el nombre con {{$contact.first_name}} y fijá una expectativa de tiempo real.
• No cubrir el fuera de horario. Si no ponés la rama con Asignar agente IA (o al menos un Enviar mensaje de "te respondemos mañana"), el cliente se siente ignorado.

Variantes útiles

• Menú de autoservicio: reemplazá el saludo simple por Enviar plantilla de WhatsApp con botones y ramificá con Botón pulsado.
• CRM desde el minuto cero: sumá Crear/Actualizar oportunidad (deal) para que cada primer contacto genere un lead en el pipeline.
• Alertar al equipo: un nodo Notificar al equipo por email o Publicar en el Team avisa que llegó un contacto nuevo.
• Idioma automático: antepone una Condición Detectar idioma para saludar en el idioma del cliente.

Por qué importa tanto el primer minuto

Los estudios de atención coinciden en algo simple: la probabilidad de convertir o de dejar contento a un cliente cae en picada con cada minuto de espera en el primer contacto. Un workflow de bienvenida ataca justo ese punto. No reemplaza al equipo humano; lo protege, porque se asegura de que nadie caiga en el vacío mientras un agente termina otra conversación. Además, al etiquetar y asignar desde el arranque, tus reportes quedan limpios y tu pipeline se llena solo, sin trabajo manual de clasificación.

Cómo lo armás en Omnifox

En el editor de workflows de Omnifox elegís el trigger Mensaje recibido, activás solo primero, y encadenás Añadir etiqueta → Enviar mensaje → Condición Horario laboral → Transferir a un agente / Asignar agente IA. Publicás y desde ese momento cada contacto nuevo recibe una bienvenida instantánea.

Nadie vuelve por una segunda impresión. Con un workflow de bienvenida cada persona que te escribe por primera vez recibe respuesta al toque, queda etiquetada y llega a la persona correcta. Armá el tuyo en Omnifox y hacé que el primer mensaje siempre cuente.