Workflow de boas-vindas: etiquetar, atribuir e responder à primeira mensagem

A primeira impressão se decide na primeira mensagem. Quando alguém te escreve pela primeira vez, cada segundo de silêncio pesa. Um workflow de boas-vindas no Omnifox resolve esse momento crítico: coloca etiqueta no contato novo, responde na hora com uma saudação e o coloca nas mãos do agente (ou do agente de IA) certo. Tudo com nós reais do motor de workflows, e sem ninguém precisar ficar olhando a caixa de entrada.

O segredo está no filtro "só a primeira"

O coração deste fluxo é o gatilho Mensagem recebida com o filtro só a primeira ativado. Assim o workflow dispara apenas na primeira mensagem que um contato envia, não em cada mensagem. Sem esse filtro, você saudaria todo mundo a cada linha que escreve — um caos.

O circuito básico é este:

Gatilho: Mensagem recebida (só a primeira)
   → Adicionar etiqueta "novo-contato"
   → Enviar mensagem (boas-vindas)
   → Condição: Horário comercial
        ├─ No horário       → Transferir para um agente
        └─ Fora/Feriado     → Atribuir agente de IA

Passo 1 — Etiquetar com Adicionar etiqueta

Assim que a primeira mensagem chega, o nó Adicionar etiqueta marca o contato como novo-contato (ou lead-inbound, origem-whatsapp, o que servir para segmentar). Essa etiqueta é ouro: depois você pode usá-la em campanhas, relatórios ou para disparar outros workflows.

Se quiser registrar de onde veio, some um nó Atualizar contato e guarde o canal com {{$conversation.channel_name}}.

Passo 2 — Saudar com Enviar mensagem

O nó Enviar mensagem é o que rompe o silêncio. Uma boa saudação de boas-vindas faz três coisas: confirma que a mensagem chegou, define expectativa de tempo e soa humana.

"Oi {{$contact.first_name}}! Obrigado por escrever. Já estamos com você; em um instante alguém do time te atende."

A variável {{$contact.first_name}} personaliza a saudação e, se o contato não tiver nome cadastrado, ela é simplesmente omitida sem quebrar a frase. Para respostas mais ricas, use Enviar modelo de WhatsApp com botões de menu (Vendas / Suporte / Faturamento).

Passo 3 — Rotear conforme o horário

Aqui entra uma Condição Horário comercial, com seus três ramos: No horário, Fora do horário e Feriado. A ideia é tratar as pessoas de forma diferente conforme o momento:

• No horário: conecta o cliente a uma pessoa.
• Fora do horário / Feriado: um agente de IA atende enquanto isso.

Passo 4 — Atribuir: humano ou IA

No ramo No horário vai o nó Transferir para um agente (Handoff): a conversa cai na caixa de entrada pelo roteamento de atribuição do Omnifox, chegando ao agente ou equipe certos.

No ramo Fora do horário, o nó Atribuir agente de IA coloca um assistente para trabalhar respondendo perguntas frequentes, qualificando o lead ou coletando dados, sem deixar o cliente esperando até o dia seguinte. Quando o agente humano voltar, a conversa já tem contexto.

Uma variante muito usada: em vez de rotear por horário, coloque um Classificador de IA logo após as boas-vindas para ler a intenção da primeira mensagem e enviar a Vendas, Suporte ou Faturamento com um ramo por categoria.

Erros comuns

• Esquecer o filtro "só a primeira". Sem ele, a saudação dispara em cada mensagem. É o erro número um.
• Etiquetar depois de transferir. Coloque o Adicionar etiqueta antes do handoff para o agente já vê-lo etiquetado.
• Saudação genérica e fria. Use o nome com {{$contact.first_name}} e defina uma expectativa de tempo real.
• Não cobrir o fora do horário. Se não colocar o ramo com Atribuir agente de IA (ou ao menos um Enviar mensagem de "respondemos amanhã"), o cliente se sente ignorado.

Variantes úteis

• Menu de autoatendimento: troque a saudação simples por Enviar modelo de WhatsApp com botões e ramifique com Botão pressionado.
• CRM desde o minuto zero: some Criar/Atualizar oportunidade (deal) para que cada primeiro contato gere um lead no funil.
• Alertar a equipe: um nó Notificar a equipe por email ou Publicar no Team avisa que chegou um contato novo.
• Idioma automático: coloque uma Condição Detectar idioma na frente para saudar no idioma do cliente.

Por que o primeiro minuto importa tanto

Os estudos de atendimento concordam em algo simples: a probabilidade de converter ou de deixar um cliente satisfeito despenca a cada minuto de espera no primeiro contato. Um workflow de boas-vindas ataca justamente esse ponto. Ele não substitui a equipe humana; a protege, porque garante que ninguém caia no vazio enquanto um agente termina outra conversa. Além disso, ao etiquetar e atribuir desde o início, seus relatórios ficam limpos e seu funil se enche sozinho, sem trabalho manual de classificação.

Como você monta no Omnifox

No editor de workflows do Omnifox você escolhe o gatilho Mensagem recebida, ativa só a primeira e encadeia Adicionar etiqueta → Enviar mensagem → Condição Horário comercial → Transferir para um agente / Atribuir agente de IA. Publica e, a partir daí, todo contato novo recebe uma boas-vindas instantânea.

Ninguém volta para uma segunda primeira impressão. Com um workflow de boas-vindas, cada pessoa que te escreve pela primeira vez recebe resposta na hora, fica etiquetada e chega à pessoa certa. Monte o seu no Omnifox e faça a primeira mensagem sempre valer.