Agendar reuniones con la IA vía Cal.com o Calendly

"Agendar reunión" permite que el agente de IA le envíe al cliente un link de reserva de horario cuando pide una demo, una llamada de venta o cualquier tipo de reunión — sin ping-pong de mensajes coordinando disponibilidad.

Requisitos

• Tener conectado Calendly o Cal.com en Integraciones → Calendario de tu workspace.
• Al menos un tipo de evento (event type) activo en el proveedor conectado.
• Plan Crece o superior (la herramienta requiere IA activa).

Si no hay ninguna integración conectada, la herramienta aparece bloqueada en el editor del agente con un botón para ir directo a conectarla.

Configuración

1. Conectá tu cuenta de Calendly o Cal.com desde Integraciones → Calendario.
2. En el editor del agente, pestaña Acciones personalizadas, activá "Agendar reunión".
3. En el system prompt, indicale al agente cuándo ofrecer la reunión y, si tenés varios tipos de evento, qué nombre usar para cada caso.

Parámetros de la herramienta

• event_name (opcional): nombre del tipo de reunión ("Demo", "Discovery 30min"). Acepta coincidencia parcial, sin distinguir mayúsculas. Si lo omitís, usa el primer tipo de evento disponible.
• note (opcional): queda registrada en los logs internos para analítica, el cliente no la ve.

Cómo funciona en tiempo real

1. El sistema resuelve la integración activa del workspace (prioriza Calendly; si no está conectado, usa Cal.com).
2. Busca los tipos de evento disponibles (con caché de 5 minutos) y elige el que coincide con event_name, o el primero si no se especificó.
3. Envía al cliente un mensaje con el link de reserva, por el mismo canal de la conversación.
4. Cuando el cliente reserva un horario, el proveedor notifica a Omnifox (webhook de invitado creado) y el mensaje queda marcado como reservado.

Ejemplo

Si tenés configurados "Demo 30min" y "Onboarding 60min" en Calendly, y tu prompt dice: "si el cliente pide una demo, !book_meeting con event_name='Demo'", cuando el cliente escribe "me gustaría ver el producto en acción" el agente identifica la intención, ejecuta la herramienta con event_name="Demo" y el cliente recibe el link exacto de ese tipo de evento, no del primero de la lista.

Consejos

• Si solo tenés un tipo de reunión, no hace falta que el prompt especifique event_name — dejá que use el default.
• Nombrá tus tipos de evento en el proveedor de forma clara y única ("Demo", "Estrategia") para que el match por nombre funcione bien.
• Combiná esta herramienta con la calificación de leads: ofrecé la reunión solo después de confirmar que el cliente está interesado.

Solución de problemas

• "La herramienta aparece bloqueada": no tenés Calendly ni Cal.com conectados — andá a Integraciones → Calendario y conectá uno.
• "Manda siempre el mismo tipo de evento": revisá que el event_name en tu prompt coincida (aunque sea parcialmente) con el nombre real configurado en el proveedor.
• "El cliente reservó pero no se refleja en Omnifox": puede tardar unos segundos en procesarse el webhook del proveedor; si no se actualiza, revisá que la integración siga conectada y con permisos vigentes.