Difusiones vs. Workflows: cuándo usar cada uno

Omnifox tiene dos herramientas que a veces se confunden porque ambas envían mensajes a varios contactos, pero resuelven problemas distintos: Difusiones y Workflows (automatizaciones).

Difusiones: un envío masivo, a un momento en el tiempo

Una difusión es una campaña puntual: elegís un canal, definís una audiencia (todos, por etiqueta, por grupo o por campo personalizado), escribís un mensaje (con variables de personalización) y la enviás ahora o programada para una fecha y hora específica. Una vez enviada, la campaña queda cerrada; para volver a escribirle a esos contactos hay que crear otra difusión.

Úsala para: anuncios, promociones, novedades de producto, recordatorios de eventos, comunicados puntuales a toda o parte de tu base.

Workflows: automatización continua, disparada por eventos

Un workflow no se "envía" una vez: queda activo y se dispara automáticamente cada vez que ocurre un evento (un contacto se crea, una conversación queda inactiva, un negocio se gana, una tarea vence, etc.). Puede incluir varios pasos encadenados con condiciones, esperas, asignaciones a un agente o a un equipo, y mensajes salientes, todo orquestado sin que nadie tenga que apretar "enviar" cada vez.

Úsalo para: mensajes de bienvenida a nuevos contactos, seguimiento automático cuando un cliente deja de responder, recordatorios escalonados de un proceso (nurturing), o cualquier secuencia que se repite igual para cada contacto que entra en una condición determinada.

Cómo elegir

Ejemplo

Lanzás un webinar el viernes: mandás una Difusión por email a toda tu base de clientes anunciándolo. A partir de ese envío, activás un Workflow que, para cada contacto nuevo que se registra al webinar desde tu formulario, le manda automáticamente un mensaje de confirmación y, dos días después, un recordatorio si todavía no confirmó asistencia.

Consejos

• Si te encontrás creando la misma difusión "a mano" cada semana para el mismo tipo de evento (por ejemplo, cada vez que entra un lead nuevo), es una señal de que conviene pasar esa lógica a un Workflow.
• Podés combinar ambas: una difusión puntual para el anuncio grande, y un workflow para el seguimiento fino de quienes reaccionan.

Solución de problemas

• Quiero repetir la misma difusión todas las semanas automáticamente: Difusiones no tiene recurrencia automática; para eso conviene modelarlo como Workflow disparado por una condición o por tiempo.
• Mi workflow no dispara para contactos que ya existían antes de crearlo: los workflows reaccionan a eventos nuevos a partir de su activación, no a contactos históricos; para esos casos, una Difusión puntual es la herramienta correcta.