Transmissões vs. Workflows: quando usar cada um

O Omnifox tem duas ferramentas que às vezes se confundem, porque ambas enviam mensagens para vários contatos, mas resolvem problemas diferentes: Transmissões e Workflows (automações).

Transmissões: um envio em massa, em um momento específico

Uma transmissão é uma campanha pontual: você escolhe um canal, define um público (todos, por etiqueta, por grupo ou por campo personalizado), escreve uma mensagem (com variáveis de personalização) e a envia agora ou agenda para uma data e hora específicas. Depois de enviada, a campanha fica encerrada; para escrever novamente para esses contatos, é preciso criar outra transmissão.

Use para: anúncios, promoções, novidades de produto, lembretes de eventos, comunicados pontuais para toda ou parte da sua base.

Workflows: automação contínua, disparada por eventos

Um workflow não é "enviado" uma vez só: ele fica ativo e é disparado automaticamente toda vez que um evento acontece (um contato é criado, uma conversa fica inativa, um negócio é ganho, uma tarefa vence, etc.). Pode incluir vários passos encadeados com condições, esperas, atribuição a um agente ou equipe, e mensagens de saída, tudo orquestrado sem que ninguém precise apertar "enviar" toda vez.

Use para: mensagens de boas-vindas a novos contatos, acompanhamento automático quando um cliente para de responder, lembretes escalonados de um processo (nurturing), ou qualquer sequência que deva se repetir igual para cada contato que atenda a uma condição definida.

Como escolher

Exemplo

Você vai lançar um webinar na sexta-feira: envia uma Transmissão por email para toda a sua base de clientes anunciando. A partir disso, você ativa um Workflow que, para cada novo contato que se inscreve no webinar pelo seu formulário, envia automaticamente uma mensagem de confirmação e, dois dias depois, um lembrete caso ele ainda não tenha confirmado presença.

Dicas

• Se você percebe que está recriando a mesma transmissão "na mão" toda semana para o mesmo tipo de evento (por exemplo, sempre que entra um lead novo), é sinal de que essa lógica deveria virar um Workflow.
• Você pode combinar as duas: uma transmissão pontual para o grande anúncio, e um workflow para o acompanhamento fino de quem reage.

Solução de problemas

• Quero repetir a mesma transmissão automaticamente toda semana: Transmissões não tem recorrência automática embutida; para isso, o ideal é modelar como um Workflow disparado por uma condição ou por tempo.
• Meu workflow não dispara para contatos que já existiam antes de eu criá-lo: workflows reagem a eventos novos a partir da sua ativação, não a contatos históricos; para esses casos, uma Transmissão pontual é a ferramenta certa.